FAQ

Kurze Antwort: Ja! Warum? Wenn ihr KI-Funktionen oder Tools im nichtprivaten Kontext nutzt, greift die KI-Verordnung. Selbst, wenn ihr die Funktionen bspw. von Adobe oder Google Drive nur für interne Zwecke nutzt, keine Dritten betroffen sind, keine Ergebnisse nach außen gehen oder personenbezogene Daten (absichtlich) eingegeben werden, greift zumindest Artikel 4, also die Sicherstellung von ausreichender Kompetenz. Und das sollte auch ohne KI-Verordnung in eurem Interesse sein – dafür zu sorgen, dass alle Nutzenden

• wissen, wie KI funktioniert (z. B. welche Daten sie nutzt, was damit passiert, wo sie gespeichert werden und was sie damit tut)
• einschätzen können, wo Grenzen oder Risiken liegen (z. B. mögliche Fehler, Verzerrungen)
• und verstehen, wann menschliches Eingreifen notwendig ist

Es liegt in eurer Verantwortung und gibt euch nicht nur eine gewisse Sicherheit sondern erhöht euch die Effizienz.

Schaut euch dazu unsere Hinweise für KI-Kompetenz an!

Wenn ihr bspw. in Google oder Adobe Acrobat die KI-Funktion „Dokument zusammenfassen“ (oder eine ähnliche Funktion) auf eine Datei anwendet, die personenbezogene Daten enthält – wie z. B. Namen, Kontaktdaten, Spendenbeträge oder Bankinformationen von Spender:innen – dann ist das eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO.

Damit seid ihr Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO, und die volle datenschutzrechtliche Verantwortung liegt bei euch.

Schaut euch hierzu unsere Ausführungen zu KI und Datenschutz an.

Ja! Wenn ihr nur Dokumente bei Google Drive hochladet, bleibt es eine klassische Datenverarbeitung im Rahmen von Google Workspace. Datenschutz- und Zugriffskontrollen gelten: Wer Zugriff hat, wie lange gespeichert wird, wie gelöscht wird. Wenn ihr zusätzlich Gemini zur Verarbeitung dieser Dokumente nutzt (z. B. Zusammenfassung, Analyse), kommt ein zusätzlicher Verarbeitungsschritt hinzu:

• Das KI-System greift aktiv auf Inhalte zu
• Du solltest prüfen, ob der Zugriff oder die Analyse neue Zwecke umfasst (z. B. Training, Modelloptimierung) oder ob die Daten weitergegeben oder extern verarbeitet werden
• Es gilt zu klären, ob mit der KI-Nutzung zusätzliche Risiken entstehen (z. B. automatisierte Auswertung, Modellübertragung, Speicherung von Chats)

ROOTS-Beteiligung ist speziell für die Bedarfe von Non-Profit-Organisationen entwickelt worden und steht ausschließlich gemeinwohlorientierten Non-Profit-Organisationen kostenlos zur Nutzung zur Verfügung.

Wenn ihr eure Organisation bei ROOTS-Beteiligung anmelden möchtet, könnt ihr dem KMI/ROOTS-Team eine E-Mail an info@kmi.infai.org schicken. Wir vereinbaren dann schnellstmöglich einen Termin mit euch in dem wir alles wichtige gemeinsam klären.

Vorab gut zu wissen: die Registrierung einer Organisation benötigt die Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person eurer Organisation (Vorstand/Geschäftsführung). Das entsprechende Formular hierfür schicken wir euch per E-Mail zu.

Mehr Informationen zur Registrierung erfahrt ihr in unseren Onboardingmaterialien.

Nein, die Nutzung der Plattform ist komplett kostenfrei.

Die ROOTS-Beteiligungsplattform ist Teil des KMI/ROOTS Forschungsprojektes, das vom Bundesministerium für Forschung, Technologien und Raumfahrt gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut wird. Während der Projektlaufzeit wird die Plattform durch unseren Partner Liquid Democracy e.V. gehostet und technisch umgesetzt und durch das KMI/ROOTS-Team betrieben.

Es sind keine besonderen technischen Voraussetzungen erforderlich. Die Anwendung ist webbasiert und läuft direkt im Browser. Es ist keine Installation zusätzlicher Software notwendig.

Die Plattform ist für die Nutzung auf mobilen und stationären Endgeräten optimiert und funktioniert auf Smartphones, Tablets, Laptops sowie Desktop-Computern gleichermaßen. Voraussetzung ist lediglich ein aktueller Webbrowser sowie eine Internetverbindung.

Wir, als Betreiber der Plattform, machen kein personenbezogenes Tracking und geben keine Daten an Dritte weiter. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies.

Beachte zudem, dass jede Organisation für ihre eigenen Datenschutzbestimmungen verantwortlich ist. Mehr Informationen dazu erfährst du in unserem Onboarding Workshop, den du mit uns per E-Mail unter info@kmi.infai.org vereinbaren kannst.

Die Future Journey Map of Digitalization gibt Orientierung, welche Fragen du dir zu welchem Zeitpunkt einer digitalen Veränderung anschauen kannst. Ein guter Startpunkt ist, den Ausgangszustand und die bisherigen Praktiken deines Veränderungsvorhabens zu bestimmen. Wie dir das genauer gelingt, erfährst du hier.

Du willst zunächst Wissen, wo deine Organisation in Bezug auf Werte, Digitalisierung & KI, sowie Partizipation steht? Unser Check-In gibt einen Überblick und zeigt erste Schritte auf. Hier geht’s zum Check-In.

Nutzt das Beteiligungscanvas zur strukturierten Planung – so vermeidet ihr Umwege und klärt vorab, wer wirklich einbezogen werden muss, welche Formate passen, worum es geht und welche Einflussmöglichkeiten Beteiligte haben. Digitale Tools wie die ROOTS-Beteiligungsplattform ermöglichen Beteiligung ohne zusätzliche Präsenztermine. Plant bewusst Zeit für Beteiligung ein – das ist eine Investition, die sich durch höhere Akzeptanz, bessere Entscheidungen und motivierte Mitarbeitende auszahlt.

Widerstände sind normal bei Veränderungsprozessen. Macht Betroffene zu Beteiligten: Nehmt Ängste und Bedenken ernst, schafft Raum für Kommunikation und zeigt transparent auf, warum die Veränderung wichtig ist. Wenn Menschen ihre Ideen einbringen können und erleben, dass ihre Beiträge Wirkung haben, steigt die Akzeptanz deutlich.

Eure Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen sind Expert*innen ihrer eigenen Arbeitsumstände und bringen viel praktisches Wissen ein – das führt zu besseren Entscheidungen. Wer an Entscheidungen mitwirkt, ist motivierter und engagiert sich stärker für gemeinsame Ziele. Beteiligung stärkt außerdem die Organisationskultur und den Zusammenhalt im Team.